Abbiamo predisposto una calcolatrice per stimare quanto tempo della nostra esistenza dedichiamo alle mail (a scriverle e leggerle). Probabilmente i risultati dei nostri calcoli ti stupiranno e probabilmente scoprirai che le ore che passiamo a leggere ed a rispondere alle email sono davvero tante, ed è tutto tempo che faremo meglio a dedicare ad altre attività. Ma cosa fare per gestire le email in modo più efficiente? Troverai una risposta a questa domanda nella seconda parte del nostro articolo.
Il tempo che mediamente noi dedichiamo alle mail
Ecco i risultati di alcuni recenti studi e sondaggi a questo riguardo.
Adobe
Secondo un sondaggio del 2018 di Adobe, gli americani dedicano mediamente 3,1 ore al giorno per controllare le email di lavoro. A questo va aggiunto il tempo dedicato a controllare le mail personali: 2,5 ore.
Da questo studio è anche emerso,
- che il 90% degli intervistati controllava anche la posta elettronica personale durante il lavoro,
- che l’85% controllava la posta prima di mettersi al lavoro,
- che quasi un quarto, ovvero quasi il 25% delle persone, dava un’occhiata alle email la mattina ancora prima di alzarsi dal letto.
Il campione intervistato controllava la posta elettronica personale persino mentre,
- guardava la TV (il 60%),
- era al bagno (il 40%),
- parlava al telefono (35%),
- si allenava (il 16%)
- guidava (il 14%).
Questo sondaggio evidenzia che sono le generazioni più giovani quelle che passano maggior tempo a controllare le email (il che fa pensare che servizi di comunicazione sincrona come Slack ed Asana siano ancora molto indietro nel riuscire a togliere alla posta elettronica questo primato).
McKinsey
Secondo uno studio della McKinsey, un professionista trascorre circa il 28% della sua giornata lavorativa a leggere ed a rispondere alle email.
Per un professionista che lavora a tempo pieno, tutto ciò si traduce a 2,6 ore al giorno, ed e 120 email ricevute.
altri studi
Secondo Fobes, in media i professionisti controllano la propria casella di posta elettronica ben 15 volte al giorno, ovvero ogni 37 minuti.
Questo comportamento “compulsivo” avviene anche se la maggior delle persone che scrivono un email non si aspettano di avere una risposta entro un lasso di tempo così breve. A questo proposito è emerso che,
- solo l’11% dei loro clienti e l’8% dei loro colleghi si aspetta una risposta in meno di un’ora,
- circa il 40% dei mittenti si aspetta una risposta in un’ora circa.
Se questi professionisti anziché ogni 37 minuti, controllassero le loro e-mail solo ogni ora, riuscirebbero a ridurre i “controlli” alla loro casella di posta elettronica da 15 a 9, senza per questo creare disagio nei mittenti. Questa riduzione comporterebbe enormi guadagni in termini di produttività in ufficio.
A parte ciò, in aggiunta ai momenti in cui una persona “controlla” la propria posta elettronica, ci sono anche le notifiche (che ogni volta che ci arriva un’e-mail emergono nell’angolo dello schermo del computer,) che comportano la perdita di diversi secondi alla volta.
Quindi, tra il controllare la posta elettronica sei volte più del necessario, e le micro-interruzioni dovute alle notifiche, il tempo effettivamente perso ogni giorno a causa di una gestione inefficiente delle mail è di 21 minuti, ovvero quasi un giorno al mese sprecato.
Calcolatore Distrazioni Email Carriera
Giorni di distrazione durante la carriera:
–Percentuale del tempo di lavoro distratto (%):
–I costi nascosti delle email
il tempo da dedicare al controllo delle email
Stando ai dati appena illustrati, i professionisti intervistati trascorrono in media dalle 2,6 alle 3,1 ore al giorno a controllare le mail di lavoro. Questo vuol dire,
- 20,5 ore a settimana,
- più di 1.000 ore all’anno,
- oltre 47 mila ore nel corso di una carriera lavorativa.
Nello stesso tempo (47 mila ore) questi professionisti probabilmente sarebbero:
- in grado di imparare diverse lingue o diversi linguaggi di programmazione;
- in grado i leggere centinaia di libri,
- in grado di guardare migliaia di documentari,
- grado di studiare per ottenere diverse lauree,
- ecc.
Da questi semplici conti appare evidente quale sia il costo delle email in termini di mancate opportunità in altri campi.
una continua distrazione
Secondo una recente ricerca, per recuperare completamente la nostra attenzione dopo un’interruzione dovuta (per esempio) alle email, possono esserci necessari anche 23 minuti e 15 secondi.
Secondo uno studio meno “invasivo” dell’Università di Loughborough (Regno Unito) dopo un’interruzione ci vogliono 64 secondi prima che le persone tornino a lavorare allo stesso ritmo che avevano in precedenza. Più di due minuti quindi.
Senza entrare nel merito di questi due studi ci basti sapere che, a seconda dell’attività, dell’ambiente e delle condizioni di lavoro, un’interruzione ci costa comunque tra i 2 ed i 23 minuti e 15 secondi “extra”.
uno stress eccessivo
Le ricerche di Adobe e di McKinsey di cui sopra mettono anche in risalto l’esistenza di una pressione sociale / aziendale affinché tutti noi monitoriamo costantemente le mail in entrata e che rispondiamo alle stesse più o meno prontamente. Come abbiamo visto circa il 40% delle persone che scrive si aspetta una risposta in circa un’ora.
Perché l’email è così radicata nella nostra quotidianità
Sono tanti i motivi per cui le email sono così radicate nella nostra vita professionale e privata.
- Sono facilmente gestibili: possiamo ordinarle, archiviarle, filtrarle. Con la stessa facilità con cui possiamo gestire un account email, allo stesso momento possiamo gestirne diverse decine di mail:
- Sono facili da “usare”.
- Sono più personali e maggiormente rispettose della nostra privacy delle altre forme di comunicazione elettronica.
- Si tratta di un sistema di comunicazione universale, slegato da particolari tecnologie o da particolari società.
- Sono flessibili: le mail possono essere criptate e anonime, oppure (le PEC) possono avere anche lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.
Il calcolatore del tempo dedicato per le email
Il calcolatore del tempo dedicato per le email si basa sui seguenti elementi costanti – approssimativi; ma sufficientemente indicativi:
- una giornata lavorativa composta da otto ore,
- cinque giorni lavorativi per ogni settimana,
- un anno lavorativo composto da 220 giorni,
Se inseriamo nel nostro calcolatore:
- il numero di volte che controlliamo dal cellulare le email,
- il numero di volte che le controlliamo dal computer,
- il tempo medio che ci portano via queste mail, sia sul computer che sul cellulare,
possiamo valutare approssimativamente quanto tempo della nostra vita lavorativa dedichiamo alle nostre e-mail, a meno che non mettiamo in atto un’adeguata strategia per ridurlo.
Come passare meno tempo “incollati” alle email
Come ultimo tentativo di sopravvivere a questo infinito assalto, la maggior parte dei professionisti ha fatto ricorso a uno dei due meccanismi di “coping estremi”:
- da una parte ci sono i devoti zero-inbox che tengono compulsivamente le loro caselle di posta pulite,
- dall’altra, ci sono quelli che hanno sostanzialmente rinunciato: le e-mail entrano nella loro casella di posta e vi rimangono.
Di fronte a questi due comportamenti “estremi”, alcuni hanno un approccio più moderato: semplicemente quello di controllare l’email meno spesso.
Ma vediamo più in dettaglio 5 modi con cui cui perdiamo inutilmente tempo con le email e come recuperarlo.
1- Disattiva le notifiche, e pianifica di controllare le mail ogni ora, e non più spesso. Questa soluzione non è praticabile in relazione ad alcuni ruoli e ad alcune professioni. Ma nella maggior parte dei casi è un ottima soluzione.
2- Dopo averle lette una prima volta, archivia (sempre) o elimina le mail. Questo approccio può sembrare un non senso per alcuni messaggi, come quelli che richiedono una risposta ritardata. Tuttavia, una e-mail in arrivo che necessiti di una risposta successiva, non è più una email da leggere; ma è diventata un documento che richiede un’azione. Dovrebbe essere trattata come tale e perciò andrebbe spostata in un elenco delle cose da fare. Questo approccio ci consente di eliminare dalla nostra vista le email che altrimenti continuerebbero a passarci davanti agli occhi (e quindi a distrarci) ogni volta che andiamo a controllare la posta; ci consente inoltre di rendere più facile la ricerca di email vecchie.
3- Non è efficace l’utilizzo delle cartelle al fine di ricercare le email. Facendo clic sulle cartelle per trovare ciò di cui si ha bisogno, è un approccio più lento del 9% rispetto alla ricerca con le parole chiave, o più lento del 50% rispetto alle ricerche che utilizzano gli operatori comuni (ad esempio, “da: connect@zarvana.com”).
4- Non è efficace l’utilizzo delle cartelle per archiviare le email Circa il 10% del tempo totale che le persone trascorrono nelle e-mail viene impiegato per archiviare i messaggi che queste desiderano conservare. Si tratta di un processo che prevede due distinte fasi: decidere dove vanno e spostarle nelle cartelle selezionate. Più scelte abbiamo, più tempo impieghiamo per prendere una decisione. Già sappiamo che le cartelle non sono necessarie per ritrovare le e-mail, quindi quante ne abbiamo davvero bisogno? Abbiamo scoperto che la maggior parte delle persone opta per solo due: una per le e-mail che leggiamo quando arrivano ma che richiedono anche ulteriori azioni (ciò che chiamiamo “Archivio”), ed una per le e-mail che potremmo voler leggere in un secondo momento (quello che chiamiamo “Lettura”). L’impiego delle scorciatoie di tastiera per archiviare e per ricercare le email è del 50% più veloce rispetto all’uso del mouse.
5- Annulla le iscrizioni, e blocca le e-mail indesiderate. Secondo i dati di Sanebox la lettura e l’elaborazione di e-mail che sono irrilevanti ci costa 8 minuti al giorno. Anche il solo fatto di eliminare una e-mail ci porta via, in media, 3,2 secondi, che sommati fannopiù di tre minuti al giorno. Questo è un piccolo ma importante motivo per annullare le iscrizioni e per e bloccare le e-mail indesiderate anziché semplicemente eliminarle quando ci arrivano.
Grazie a questi semplici accorgimenti, la posta elettronica può tornare ad essere uno strumento di lavoro (ma anche per la vita privata) efficace.
Fonti
Acton, Annabel. «How To Stop Wasting 2.5 Hours On Email Every Day». Forbes. Consultato 27 gennaio 2020. https://www.forbes.com/sites/annabelacton/2017/07/13/innovators-challenge-how-to-stop-wasting-time-on-emails/.
Gang, The SaneBox. «Email Overload: Research and Statistics [With Infographic]». SaneBox Blog, 18 febbraio 2016. https://blog.sanebox.com/2016/02/18/email-overload-research-statistics-sanebox/.
«How Fast Should a Business Respond to an Email? — Jeff Toister». Toister Performance Solutions, Inc. Consultato 27 gennaio 2020. https://www.toistersolutions.com/blog/2018/4/15/how-fast-should-a-business-respond-to-an-email.
Inc, Gallup. «Too Many Interruptions at Work?» Gallup.com, 8 giugno 2006. https://news.gallup.com/businessjournal/23146/Too-Many-Interruptions-Work.aspx.
———. «Too Many Interruptions at Work?» Gallup.com, 8 giugno 2006. https://news.gallup.com/businessjournal/23146/Too-Many-Interruptions-Work.aspx.
Jackson, Tom, Ray Dawson, e Darren Wilson. «The Cost of Email Interruption.», 1 gennaio 2001. https://repository.lboro.ac.uk/articles/The_cost_of_email_interruption_/9402233.
Lane, David M., H. Albert Napier, S. Camille Peres, e Aniko Sandor. «Hidden Costs of Graphical User Interfaces: Failure to Make the Transition from Menus and Icon Toolbars to Keyboard Shortcuts». Int. J. Hum. Comput. Interaction 18 (2005): 133–44. https://doi.org/10.1207/s15327590ijhc1802_1.
«Task Interrupted: A Plan for Returning Helps You Move On». UW News. Consultato 27 gennaio 2020. https://www.washington.edu/news/2018/01/16/task-interrupted-a-plan-for-returning-helps-you-move-on/.
«The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies | McKinsey». Consultato 27 gennaio 2020. https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy.
«We Still Love Email, But We’re Spreading the Love with Other Channels». Adobe Blog, 21 agosto 2018. https://theblog.adobe.com/love-email-but-spreading-the-love-other-channels/.
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